浙江财经大学电子文件归档与管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为了适应学校信息化建设的需要，规范电子文件的形成、归档与管理工作，确保电子档案的真实性、完整性和有效性，充分发挥电子文件的重要作用，根据《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）、《电子文件归档与管理规范》（国标GB/T18894-2002）和《浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》（浙档发[2014]25号）等有关规定，结合学校实际，制订本办法。
第二条 本办法适用于需要立卷归档的各部门、各单位在管理、教学、科研等活动中产生的，具有保存价值的电子文件。
第三条 有关术语含义：
（一）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
（三）背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（四）元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（五）逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（六）物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案馆移交的过程。
（七）真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（八）完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（九）有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
（十）捕获是指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。
（十一）迁移是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
第二章 电子文件归档的管理体制和职责
第四条 学校档案馆职责
（一）档案馆负责对归档电子文件的集中统一管理，明确电子文件归档范围和保管期限，指导、监督、检查全校各部门、各单位做好电子文件的收集、积累和归档移交工作，并将此工作纳入全校档案工作考核体系。
（二）负责全校各部门、各单位产生的应归档电子文件的接收，并按有关电子文件与档案管理规范进行分类、整理、统计和提供利用。
第五条 各部门、各单位（电子文件产生部门）管理职责
（一）建立健全本单位电子文件的收集、管理制度，从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等各环节工作要受控，确保应归档电子文件的真实性、完整性和有效性。
（二）电子文件形成单位应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子文件的真实性。
（三）学校办公自动化管理系统（OA）中应具有电子文件管理功能，并与档案管理系统对接，对电子文件生命周期的全部流程实行有效管理，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，其系统应安全可靠。
（四）各部门、各单位要配备电子文件管理员，负责本单位形成的电子文件的收集、整理工作，按照电子文件归档范围，实时或定期向档案馆进行归档，并管理好留存于本部门的电子文件档案。
第三章 电子文件的收集与归档
第六条 电子文件的归档在“浙江财经大学档案管理系统”上进行，其归档范围、归档时间、归档程序、保管期限与密级的划分、要求等均与纸质文件一致，并同步进行。归档范围等参照《浙江财经大学关于修订立卷部门归档范围和保管期限规定的通知》（浙财大[2016]238号）执行。相应的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。
第七条 电子文件的收集与积累要求
（一）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况并有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，要一并保留与正式文件定稿内容相同的电子文件。
（二）在党政管理和教学科研活动中只产生电子文件时，要采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
（三）对在办公自动化系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，由党委办公室、校长办公室或其他形成部门采取捕获措施，将其存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
（四）文本文件:收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文本型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
（五）图像文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换：则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
（六）图形文件：指用计算机辅助设计或绘图等设备获得的静态图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
（七）影像文件：指用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
（八）声音文件：应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
（九）计算机程序：指通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
（十）数据库文件：计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
（十一）定期制作电子文件的备份。
电子文件稿本代码为：M—草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件。
电子文件类别代码为：T——文本文件；I——图像文件：G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D--数据文件。
第八条 电子文件归档的形式
电子文件的归档可采用OA实时归档、逻辑归档和物理归档三种形式。
（一）党委办公室、校长办公室对OA系统文件先做实时逻辑归档，然后定期完成物理归档。
（二）逻辑归档：各部门、各单位兼职档案员登录档案管理系统，对本单位需要归档的电子文件进行系统目录录入和上传。
（二）物理归档：电子文件主办人要及时将应归档的电子文件用U盘、光盘或移动硬盘等介质，移交给各部门兼职档案员，由兼职档案员统一向档案馆移交，完成物理归档。
物理归档的电子文件仍要在原单位计算机或其它介质上保存一年后方可销毁。
特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
第九条 档案馆在接收电子文件时，应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目包括：
（一）载体有无划痕，是否清洁；
（二）有无病毒；
（三）核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
（四）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
（五）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验合格后，由归档单位和档案馆分别填写《浙江财经大学电子文件归档登记表》、《浙江财经大学归档电子文件移交、接收检验登记表》，双方签字盖章。登记表一式2份，一份归档部门存，一份档案馆自存。
第四章 归档电子文件的保管、利用、统计和销毁
第十条 归档电子文件的整理由档案馆按照有关规范要求进行。
第十一条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
（一）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
（二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
（三）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
（四）环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。
留存于各部门保管的归档电子文件，其条件要求应参照上述规定。
第十二条 各形成部门和档案馆应采取下列措施确保归档电子文件的有效性：
（一）每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
（二）对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。
（三）对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
（四）档案馆应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。
第十三条 如网络系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。
第十四条 对电子档案必须采取可靠的备份措施，具体方法包括：服务器双机备份、只读光盘、一次性写光盘存储、移动硬盘存储。
第十五条 永久和定期保存的电子档案，应拷贝一式三套， 一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。对于加密的归档电子文件，则应在解密后完成上述工作。
第十六条 加强归档电子文件的利用管理。
（一）归档电子文件的封存载体一般不外借；
（二）利用时应使用拷贝件，并做好利用登记，未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件；
（三）利用时应遵守保密规定，对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，有规范的安全保密措施；
（四）利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
第十七条 归档电子文件的鉴定销毁，按照学校关于纸质档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理登记、审批手续后实施。属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
第十八条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第五章 附则
第十九条 本办法由档案馆负责解释。
第二十条 本办法自发布之日起实施。
附件1：浙江财经大学归档电子文件登记表
2：浙江财经大学归档电子文件移交、接收检验登记表
3：浙江财经大学归档电子文件迁移登记表
浙江财经大学
2018年10月22日
附件1： 浙江财经大学归档电子文件登记表
编号：
移交单位 单位编号
联系人 联系电话
移交载体 □移动硬盘 □CD光盘 载体编号
文件类型 □文本文件 □图像文件 □图形文件
□影像文件 □声音文件 □超链接媒体文件
□程序文件 □数据库文件
电子文件特征描述 操作系统：
数据库系统：
相关软件（文字、表格、图像处理工具、压缩或解密软件等）
相关硬件设备（数码相机、数码摄像机、数码录音笔）
文件数量 总字节数
序号 电子文件名称 形成者 行成时间 文件类型 保管期限
移交人 接收人
移交时间 接收时间
备注：1.文件类型请填代码，如文本类：DOC、TXT、PDF等；数据库类：DBF、XLS等；图像类：JPG、TIF等；视频类：MPG、AVI等。
2.如归档电子文件类型是非通用格式文件，需将生成该电子文件的专用软件和软件说明书一并归档，并填入归档电子文件登记表内。
附件2： 浙江财经大学归档电子文件移交、接收检验登记表
检验项目 检验结果 备 注
载体外观检测
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
移交人 年 月 日
移交单位 年 月 日
接收人 年 月 日
接收单位（盖章） 年 月 日
附件3： 浙江财经大学归档电子文件迁移登记表
源系统
设备情况 硬件设备：
操作系统：
应用软件：
存储载体：
目标设备
系统情况 硬件设备：
操作系统：
应用软件：
存储载体：
被迁移
电子档案情况 硬件设备：
操作系统：
应用软件：
存储载体：
填表人（签名）： 年 月 日
审核人（签名）： 年 月 日
单 位（盖章）： 年 月 日
