第一章 总 则

第一条 为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为学校各项工作、全体师生和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）的规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要事业，是办好学校的重要基础性工作之一，是提高学校工作效率和质量的必要条件，学校把档案工作纳入自身整体发展规划，在人员配备、经费投入、档案库房和设施配备上予以保证，保障档案数字化建设与数字化校园建设同步进行。

第四条 学校档案实行集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于开发利用，实现档案信息资源共享。

独立学院的档案工作由独立学院自行负责。

第二章 管理体制、机构设置和人员配备

第五条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作。

第六条 学校设立档案馆、校史馆，是学校直属机构。独立学院的档案工作由独立学院自行负责。档案馆、校史馆是全校档案管理和校史馆工作进行组织、协调和管理的职能部门，为广大师生和社会提供档案信息服务的业务部门，学校开展校史研究、展览和教育的专门机构。其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，综合规划学校档案工作；

（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责对各部门、各单位档案工作进行监督、检查和考核；

（四）建立健全学校档案工作网络指导各部门、各单位档案的立卷归档工作，负责专兼职档案员的业务培训；

(五)负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（六）编制检索工具，编研档案、校史资料，开发档案、校史信息资源；

（七）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（八）开展档案的开放和利用工作；

（九）参加档案学术研讨和交流活动，积极利用档案、校史开展各种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十）加强档案安全管理，做好档案材料的防盗、防火、防渍、防尘、防光、防磁、防有害生物等工作；

（十一）校史展览馆的布展维护、参观接待与相关服务；

（十二）科学使用档案经费，提出预算，负责档案、校史馆设备及装具的配置与管理。

第七条 各部门、各单位须有一名负责人分管本部门、本单位的档案工作。并根据需要设专职或兼职档案工作人员，负责档案的收集、整理、立卷和移交工作。

第八条 部门分管档案工作负责人的主要职责：

（一）贯彻执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入本部门本单位工作计划和管理人员职责范围保证档案工作所需的设备，定期布置、检查、总结、验收档案工作；

（二）配备专兼职档案员，督促本部门档案员认真做好档案工作，并在归档案卷备考表上核签。

第九条 专（兼）职档案员的主要职责：

（一）负责本部门档案材料的收集整理和立卷归档工作，保证归档材料完整、准确、系统。

（二）做好平时档案预立卷工作，根据本部门不同种类文件材料形成的特点，确定案卷目 录，合理分类存放，便于立卷和归档。

（三）保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密，并按时向档案馆移交纸质和电子文件归档材料。

（四）积极参加业务学习，接受档案馆的业务指导和督促检查。

第十条 学校专职档案工作人员列入学校事业编制，实行专业技术职务或职员聘任制，其编制人数及聘任由学校根据实际情况确定。专、兼职档案员应相对稳定。

第三章 档案收集和归档

第十一条 学校档案归档范围是：

(一)党群类：主要包括上级机关与学校关于党群管理的文件材料，学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结。

(二)行政类：主要包括上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料，学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要。

(三)学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类：主要包括反映学科建设、专业设置、教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（〔87〕教办字016号）的相关规定执行。

(五)科研类：主要包括科研综合管理，各科研课题从科研准备到科研成果鉴定及推广应用全过程形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

(六)基建类：主要包括基建综合管理和各工程项目（包括新建、扩建、改建、维修）等全过程形成的材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。重大建设项目按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）和《浙江省重点建设项目档案管理暂行办法》（浙档〔1995〕80号）执行。

(七)仪器设备类：主要包括仪器设备综合管理，各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版类：主要包括学校自行编辑出版的学报、校报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类：主要包括外事综合管理，学校有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：主要包括财务管理和会计活动中直接形成的材料。按财政部、国家档案 局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

（十二）声像类：主要包括上级领导来校视察、学校领导的重要活动、兄弟单位来校访问、学校党务行政各方面重要工作、主要会议、重要纪念活动的照片、录音录像带、影片、光盘及相关文件材料。

(十三) 实物类：主要包括校级及以上获得的奖旗、奖杯、奖牌、奖状、证书以及校际交往中学校接收的礼品、纪念品。

(十四)人事类：纳入学校管理的教职工人事档案按照中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）执行。

以上归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带、实物等各种载体形式。

第十二条：学校实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。学校各部门、各单位兼职档案员应当按照归档实施细则，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，填写备考表，交本部门分管档案工作的负责人检查签字后，向档案馆移交，统一装订。

第十三条：学校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档的档案材料应当齐全完整，质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求，禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写修改。其中，电子文件的归档要求按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）和《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）执行。

第十四条 学校对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案馆的人员参加，并由档案人员会同有关部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。文件材料不完整、不准确、不系统的项目，不予验收、不予上报成果。

第十五条 大型仪器设备（价值在10万元以上）在开箱验收时，资产处、档案馆派人到现场参加设备档案的验收工作，并签署意见，随机技术文件材料由使用部门指定专人保管，档案馆实行目录管理。

第十六条 档案材料的归档时间：

（一）学校各部门、各单位原则上应在次年6月底前完成归档；

（二）各学院毕业生合影照片应在毕业生离校后3个月内完成归档；

（三）基建类、科研类、专题类和成套性档案应在项目完成后的两个月内归档，会计类档案应在形成档案后第3年6月底前完成归档。

（四）全校性重大活动档案应在完成后1个月内归档。

第十七条 凡我校与校外其他单位协作完成的项目，若由我校主办，则应保存一整套档案，反之，则保存与自己承担任务有关的档案。

第十八条 个人在从事学校教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间向本部门的专兼职档案工作人员移交，然后按规定向档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。学校鼓励个人向档案馆捐赠档案。

第十九条 移交档案时，交接双方应认真清点验收材料，填写清单目录，一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量，移交时间，交接双方必须签名盖章。

第二十条 已归档材料需要补充、更改时，须由所在部门负责人审核并签署意见，交档案馆归档。

第二十一条 各部门撤销合并或人员调动、退休时，必须办理档案材料的交接手续，不得私自带走或销毁档案材料。

第二十二条 档案馆依据本办法制定各类档案管理实施细则。

第四章 档案管理

第二十三条 档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）。制定档案实体分类办法及实施细则，对档案进行系统整理、科学分类、准确编号、排列上架。

第二十四条 档案馆要建立健全档案查阅、借阅、安全和保密等有关制度。严格履行查、借、复印的有关手续。库房应有专人负责，经常检查，确保档案安全。

档案馆按照国家有关规定，确定档案保管期限，分为永久、长期、短期三种。

第二十五条 档案的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部”、“公开”五级。

第二十六条 档案馆要做好档案的保护工作，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十七条 档案馆要建立健全档案统计工作，有专人负责对每年进馆档案、馆藏数量及档案利用等情况进行统计，并按照有关规定，向档案行政管理部门和上级主管部门报送学校档案工作基本情况统计报表。

第二十八条 档案馆要建立健全档案鉴定销毁制度。对已满保管期限、需要销毁的档案，由校档案馆会同学校有关部门共同鉴定。对失去保存价值的档案要登记造册，报经审核批准后，予以销毁。鉴定小组、批准人应在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十九条 学校加强数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第五章 档案利用与开放

第三十条 档案馆应按照国家有关规定，向全校和社会开放馆藏档案。属下列情况之一者不对外开放：

（一）涉及党、国家和学校秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第三十一条 持有合法证明或有效证件的单位或个人，在表明利用档案的目的和范围，并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

第三十二条 查阅、摘录或复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密的，应经学校保密办公室批准。

第三十三条 寄存在档案馆的档案归寄存者所有，如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构，加盖档案馆公章的档案复制件与原件同等效力。

需利用档案者，均应按规定办理审批或利用登记手续。档案馆应当为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商业目的的，可按规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供利用。

第三十五条 对于重要、珍贵的档案，档案馆一般不提供原件，如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。

第三十六条 档案馆应根据学校和社会需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作，编制检索工具，加强档案网站建设，逐步实现档案计算机检索，并积极参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志任务，为学校教学、科研、管理与领导决策提供有价值的参考资料。

第三十七条 档案馆采取多种形式（如举办档案和校史展览、建设档案和校史网站等），积极开展档案宣传、校史研究和校史教育工作。

校史馆免费向校内外公众开放，参观者需提供有效证件，并按要求填写参观登记表。对参观校 史展览馆的大型团队，由校史馆提供义务讲解。

第六章 考核、奖励与处罚

第三十八条 学校建立档案工作的检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对于在档案工作中，做出下列贡献的单位或个人给予表彰和奖励。

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案管理和校史工作的理论、技术和方法研究中成绩显著的；

（四）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；

（五）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；

（六）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十九条 对违反《中华人民共和国档案法》并有下列行为之一的，要按照规定给予当事者给予处分，构成犯罪的移送司法部门处理。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第四十条 本管理办法由校档案馆负责解释。

第四十一条 本管理办法自公布之日起执行，原《浙江财经学院文书立卷、归档工作实施细则》和《综合档案归档范围和保管期限规定》的通知（浙财院字（1996）第175号）同时废止。