第一章 总则

第一条 为贯彻落实《中华人民共和国档案法》（国家主席令第47号）和《中华人民共和国档案法实施条例》（国务院令第772号）精神，加强新形势下学校档案工作，助推特色鲜明的一流财经大学建设，结合《高等学校档案管理办法》规定和学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的学校档案，是指学校在过去、现在和将来在招生、教学、科研、管理以及其它各项活动中直接形成的，对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校档案是国家档案资源的重要组成部分，记录和反映学校建立、建设与发展的历史过程，是学校师生员工的劳动成果和智慧结晶，是评估学校教学工作质量，评价科研成果，考核教师、专业人员，衡量学校管理水平以及编写校史等的重要依据，具有十分重要的凭证作用。

第四条  学校档案工作是学校重要的基础性工作，学校将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，档案工作经费（库房、设备、设施等）应单独立项，列入学校预算。

第五条 坚持党对档案工作的领导，不断完善档案工作的管理体制和运行机制，档案馆集中统一管理全校各类档案。

第二章 档案管理体制和机构

第六条 学校档案工作由书记领导，分管档案工作的校领导协助书记负责档案工作。

第七条 档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，同时又是负责永久保存和提供利用学校档案的专门机构，其业务接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。

其主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责建立、健全学校档案工作网络，做好学校各单位的立卷归档指导和档案分室的业务指导，接收各部门、各单位立卷的档案，并进行科学管理和提供利用工作。

（四）负责对全校专、兼职档案员进行业务培训；

（五）负责接收、征集、鉴定、整理、统计、保管学校的各类档案资料；

（六）保守档案秘密，确保档案实体安全，维护档案的完整、准确、系统性；

（七）做好“防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物及温湿度控制”（八防）等档案实体的保护工作，最大限度地延长档案寿命；

（八）编制检索工具，多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研、管理和校史编写等各项工作提供服务；

（九）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（十）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十一）积极参加档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平。

第八条 各部门、各单位是学校教学科研等活动文件材料的形成与归档单位，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案法律、法规和学校档案工作制度，制定本单位档案工作制度和计划，按时完成本单位纸质文件和电子文件的立卷归档工作；

（二）明确一名分管领导，负责把档案工作纳入本部门议事日程、管理制度和有关人员的职责范围，督促本单位专（兼）职档案员做到每项重要的教学、科研、党政管理、重大活动等工作都有完整、准确、系统的纸质文件材料和电子文件材料归档保存；

（三）各单位应配备专职或兼职档案员，统一负责本单位档案的收集、整理和移交工作；

（四）组织参加学校档案工作培训，加大档案宣传，提高档案意识；

（五）协调解决本单位档案工作中出现的问题。

第九条 学校专（兼）职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十条 专职档案工作人员属档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十一条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章 收集、整理与归档

第十二条  学校实行档案材料形成单位立卷归档制度。由立卷人按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，整理组卷，编排页号或件号，制作卷内目录，填写备考表，在档案管理系统著录信息、上传电子文件，本单位分管档案工作的负责人检查签字后移交档案馆。

第十三条 各类文件材料的归档范围和保管期限规定按照《浙江财经大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定》执行。

第十四条 各单位立卷归档的文件材料，应符合下列要求：

（一）归档的文件材料应当齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《电子档案管理办法》（国家档案局第22号令）和《浙江财经大学电子文件归档与管理办法》执行；

（二）归档的文件材料，应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分类组卷；

（三）纸质归档文件应用纸规范、质地优良，字迹清楚、耐久，严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写；

（四）档案信息著录时应案卷标题简明确切，文件登记时信息录入应符合规范要求，电子文件上传应符合规定格式；

（五）纸质档案材料和电子档案材料实行双套制归档，同时探索电子档案单套单轨制管理；

（六）来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件与传统载体档案具有同等效力，应当符合国家关于网络安全、数据安全以及保密等的规定。不具备在线移交条件的，应当通过符合安全管理要求的存储介质向档案馆移交电子文件。

第十五条 各类档案归档时间要求如下：

（一）党政管理类、教学类、科研类档案材料和能按自然年度归档的文件材料应在次年6月底前完成归档；

（二）基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；

（三）重大活动档案应在活动结束后1个月内归档；

（四）突发事件档案应在事件结束后1个月内归档；

（五）上级规定应移交的档案应按要求随时移交；

（六）财会账册、凭证在部门自存3年后归档。

各单位移交档案时，必须履行以下移交手续：填写移交清单；移交清单上应写明移交内容、移交数量、移交时间；交接档案的双方必须签名（盖章）。

第十六条 学校师生在其从事教学、科研、党政管理、重大活动等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照第十五条规定向档案馆及时移交，集中管理。任何单位和个人不得拒绝归档或拒为己有。

第十七条 学校师生在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过捐赠、征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠有价值档案的，学校授予捐赠证书。

第十八条  校内部门撤销、合并或人员调动、岗位调整、退休，必须办理档案材料的交接手续，不得私自带走和销毁档案材料。

第十九条 学校与校外单位分工协作完成的项目，学校主办部门除移交与自己承担任务有关的档案以外，应当同时将项目整套复制件送交档案馆保存。

第四章 保管与保护

第二十条 档案馆对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具；根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅制度，做好档案的利用登记。

第二十一条 档案馆要改进和采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。要建立和健全库房管理制度，落实“八防”安全措施，确保档案安全。

第二十二条 档案馆要建立档案统计、检查制度，定期对档案的接收、整理、保管利用情况进行检查和统计，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向分管校领导报告，及时处理。

第二十三条 档案馆要定期做好档案鉴定工作，并组织熟悉有关专业的人员和档案人员参加鉴定。经鉴定需销毁的档案，应征得有关部门的同意，并登记造册，报主管校领导审批。销毁档案时，应指定专人监销，校安全保卫、保密部门要派人参加。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十四条  涉密档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照国家法律法规和学校有关保密规定办理。

第五章 档案利用

第二十五条 档案馆应当依照国家有关法律的有关规定，主动提供利用。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十六条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖浙江财经大学档案证明专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。需利用馆藏档案者，应按规定办理利用登记手续。

（一）校内各单位可以利用本单位形成的未开放的档案。若需利用其他部门形成的档案，须经档案形成部门负责人和档案馆负责人批准；

（二）校外单位及个人利用学校未开放的档案，需经学校有关单位和档案馆负责人同意并履行相关审批手续后方可利用；

（三）向档案馆移交、捐赠档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见；

（四） 查阅、摘录或复制利用范围受限的档案，由档案馆会同档案形成单位或移交单位共同负责和档案馆负责人批准。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责。

第二十七条 档案馆一般不提供原件利用，如有特殊需要，须经档案形成部门和档案馆负责人批准。

第二十八条 档案馆应根据学校需要，开展档案编研工作。档案馆要利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华民族传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。

第六章 档案信息化建设

第二十九条 档案信息是学校信息管理的重要组成部分，学校应当将档案信息化建设纳入学校信息化建设规划，各单位应加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，并与档案管理系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理。

第三十条 档案馆应当积极推进传统载体档案数字化，开展文字、语音、图像识别工作，加强档案资源深度挖掘和开发利用，对于已经实现数字化的档案原件，需进行妥善保管。

第三十一条 电子档案应当通过符合安全管理要求的存储介质向档案馆移交。

第三十二条 档案馆对重要的电子档案和数字化档案进行异地备份保管，应当采用符合安全管理要求的存储介质，异地备份选址应当满足安全保密等要求。

第三十三条 学校信息化（数字化）办公室应当积极创造条件，按照国家有关规定运行维护档案管理系统，为学校档案数字资源的收集、长期安全保存和有效利用提供安全保障。

第七章 考核与奖罚

第三十四条 学校不定期对档案工作检查、评估，对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的、珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争、表现突出的。

第三十五条 有下列行为之一的，学校应当按照《中华人民共和国档案法》和学校有关规定，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法依规给予处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为已有的；（六）其它违反档案法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。

第八章 附 则

第三十六条 本办法由档案馆负责解释，自发布之日起施行。