第一章 总 则

第一条 高校档案安全作为档案工作的底线，其本质是学校安全，关乎学校各个方面、各个环节的安全。为进一步做好学校档案安全工作和推动学校档案事业高质量发展，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》（以下简称《保密法》）、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）等法规，制定本制度。

第二章 档案实体保密与安全

第二条 档案管理人员必须严格遵守《保密法》及学校保密工作各项规定，认真做好档案保密与安全工作。

第三条 档案入库时，由库房责任人认真清点案卷数量，做好登记工作。对于涉密档案，必须依照《保密法》及其实施办法的有关规定确定密级和保管方式。

第四条 库房内涉密档案，实行单独存放，专人管理。借阅涉密档案，须持《查阅档案审批单》，档案馆工作人员审查通过后再进行查阅。

第五条 档案密级和保密期限的变更，原则上由保密档案形成部门提出，由校档案馆具体落实。

第六条 档案严禁拍照，未经批准，任何人不得私自将档案带出档案馆，不得随意阅览、复制和摘录档案内容。

第七条  接待查阅和归档人员，一般在办公室或阅档室，非档案馆工作人员未经允许不准进入档案库房。

第八条  档案的借阅和接收要作登记，归还要登记归还时间。

第九条  库房严禁烟火。易燃、易爆、腐蚀物品及雨具等杂物不得携入库房，切实做好防火、防盗、防潮、防霉、防虫等工作。

第十条  库房内安置温湿度计，每天定时测计，并根据气候及温湿度情况，及时通风或开关空调（或除湿机），将库房相对温湿度控制在允许范围。

第十一条  需要销毁的档案材料，必须编造清册，经学校批准后，在指定地点销毁，由两人监销；平时非公开的档案材料重复件，文件等不可当垃圾处理，必须按规定销毁。

第十二条  每天工作完毕，必须把归档材料放入档案柜内，不得随意堆放，下班时锁好门窗、档案箱柜，切断电源，经检查安全后方可离开。

第十三条  档案工作人员调动工作时，要办理交接清点手续；涉密档案工作人员离岗除做好清退、移交外，还要签订离岗保密承诺书，遵守脱密期管理规定。

第三章 档案信息安全管理

第十四条  坚持“安全第一、综合防范、预防为主、持续改进”的原则，做好档案数据的安全规范管理，为数字档案馆稳定运行提供可靠的安全保障。

第十五条  增添、移出、更换档案必须经归档部门负责人和档案馆负责人同意，由档案馆工作人员执行操作，兼职档案员需在卷内备考表中写明原因。

第十六条  档案数字化加工公司应严格遵守《档案数字化加工保密协议》，档案借出和归还应做好登记手续。

第十七条  档案数据安全保密规定

（一）安全保密责任落实到各部门、各学院档案分管负责人，档案馆工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。

（二）档案管理系统登录账号和密码须妥善保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在六位以上，并由数字、大小写字母等组成。

（三）涉密档案严禁在网上提供查询，应直接在档案保密机或保密移动存储设备上保存，档案保密设备要遵从相关保密规定进行管理。  

（四）未经批准，任何档案不得在互联网上公开。

（五）电子档案查询利用按部门权限进行管理，部门账号权限由档案馆统一管理。

第十八条  档案数据移交管理规定

（一）档案数据实行集中统一管理，确保档案信息资源安全保管、合理利用。各部门形成的各类文件材料，按要求整理完毕后，及时向档案馆移交。

（二）移交的档案资料，要按归档要求做到整理规范，档号编制规范，编目清晰，并编制好移交清册。移交档案时，档案目录（含电子目录）一并移交。

（三）兼职档案员与档案工作人员办理移交手续。档案工作人员对照移交清册，对兼职档案员移交的档案逐一进行核对，确认无误后，双方在《档案移交清单》上签字。《档案移交清单》一式两份，双方各执一份。

（四）档案工作人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。

第十九条  档案数据管理维护规定

（一）数字档案由信息化办公室具体负责管理和维护，确保档案数据安全和档案管理系统稳定运行。

（二）各门类的归档数据经档案馆人员检查质量合格后，由归档部门输（导）入档案管理系统，档案馆统一管理和保存。

（三）修改、删除档案著录信息必须由档案管理人员执行操作。

（四）数字档案应至少制作两套备份，备份介质分开保管，一套向省档案局移交异地保存。

（五）档案馆应配备专用的防磁柜，规范存放归档电子文件和数字档案介质。

第四章 附 则

第二十条 档案馆已建立档案安全应急管理预案，如遇突发情况，按照应急管理预案相关条款执行。

第二十一条 本制度自发布之日起实施，由档案馆负责解释。