第一章 总则

第一条 为进一步加强学生档案管理工作，实现学生(含全日制本科生、研究生，下同)档案管理标准化、规范化、科学化，不断提高学生档案管理工作水平，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令，2008年8月）和《普通高等学校学生管理规定》（教育部第41号令，2017年2月）的规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 学生档案管理是指对反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的各种文件材料进行收集、整理和归（建）档，以及学生档案的利用、转递等管理工作。

第三条 学生档案管理实行档案馆集中管理，学生处和研究生院分别负责对学生档案工作进行指导和检查，各学院和其他相关职能部门密切配合的管理制度。

档案馆具体负责在校学生档案的保存和日常管理；各学院按照学校规定对在校学生档案进行收集、鉴定、整理、归档、转递信息汇总等工作；学校各有关部门和单位协助做好学生档案材料的收集、归档、转递等工作。

第四条 学校建立专兼职档案管理员队伍，负责学生档案管理工作。学生档案管理人员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。

第二章 学生档案材料归档范围

第五条 学生档案归档范围是：

1．入学材料：招收入学的本科生档案材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书、本科学生登记表等材料；招收入学的研究生除原有个人档案应有材料外，还应有报考攻读硕士学位研究生登记表、推荐免试攻读硕士学位研究生登记表等材料；

2．学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料；

3．学籍材料：各学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料；

4．毕业材料：高校毕业生（毕业研究生）登记表、毕业生（毕业研究生）就业通知书等材料；

5．学位材料：各学习阶段学位申请、授予等材料；

6．奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生（研究生）、优秀学生（研究生）干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生（毕业研究生）等荣誉称号的登记。

7．处分材料：在校期间违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分材料；

8．组织材料：入党、入团的申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报，预备党员转正申请书，党团组织建设上形成的其他材料；参加民主党派的申请书、登记表等材料；

9．国内、国（境）外交流学习材料：国内、国（境）外交流学习申请表，国内、国（境）外交流学习、进修成绩单等材料；

10．体检材料：入学体检表等材料；

11.工作材料：入学前参加工作期间的工资、考核、职务（职称）、劳动合同等材料；

12．其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第三章 学生档案材料移交和归档要求

第六条 学生档案材料在校内移交要求：

1．新生入学后，入学前材料、入学时填写的本科学生登记表、研究生录取登记表等材料由所在学院负责收集，进行初步鉴定、整理密封盖章后按班级学号顺序移交到档案馆。

2.学院移交新生档案，档案馆对照学生处、研究生院提供的新生录取名单，逐份审核接收，并将缺档或档案材料不符合规范的学生名单通报学生处、研究生院，同时抄告相关学院，相关学院应立即进行催要和补充。

3．本科生、研究生在校期间形成的材料，需归档的，由学院收集、整理和保管。

4．本科生、研究生毕业时，学院应根据档案馆要求，及时、规范地将有关材料统一移交到档案馆，防止迟交、漏交。

第七条 学生档案材料归档要求：

归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件材料。其中，毕业生登记表等材料要有学生本人签字、学院盖章和填写日期。要求由组织审查盖章的入党志愿书等材料，应当加盖公章。要求同学生本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，应当有学生本人的签字；特殊情况下，学生本人见面后未签字的，应由学院说明。个人文字材料应当有本人签字。

归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖学院公章。

第八条 学生档案移交时，学院应填写《学生档案材料移交登记表》，由档案馆经办人当面核对清单，经核对无误后履行签字手续。如移交材料不符合归档要求，档案馆按归档要求退回，学院应当按档案管理规定重新整理并办理补交手续。

第四章 学生档案的转递

第九条 学生转学、毕业（结业、肄业）、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。

第十条 在校内跨专业、跨学院转学的学生，教务处应当定期将学生学籍变更情况汇总后书面通知档案馆；

转到其他学校学习的学生，有关学院应及时将学生名单和转递信息提交到档案馆，档案馆按照规定转递，并向学院反馈转递情况。

由其他学校转入我校的学生，有关学院在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后将档案移交到档案馆并及时将回执寄回对方。

第十一条 毕业生档案的转递，由档案馆、学生处、研究生院、各学院密切配合完成。学院在学生处和研究生院指导下具体负责档案转递信息汇总，档案馆在收到转递信息，并确认学生档案材料齐全后，原则上两周内将档案按规定转递，并及时向学院反馈转递情况。

第十二条  退学、申请自费出国、开除学籍处分的学生名单和档案寄递信息由学院提交到档案馆，档案馆按规定转递。

第十三条 当年未报到入学的新生档案，由学院转回生源所在地招生部门或原单位。

第十四条 因故失踪、死亡的学生等特殊原因导致档案学生无法转递而滞留的，档案馆集中保存、代管。

第五章 学生档案的查阅与使用

第十五条 学生档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，填写《学生档案借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，经学院主管负责人批准后办理借阅手续。

学生档案借阅时间一般不得超过1周。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。

第十六条 学校有关部门和有关人员，因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

校外人员因工作需要查阅学生档案，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经学院负责人或相关职能部门负责人批准后方可查阅，并按规定予以登记。

第十七条  查阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第十八条 学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，经学生所在学院分管负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。

第六章 学生档案工作的管理和检查

第十九条 档案馆、学生处和研究生院要改进和完善学生档案管理的各项规章制度，加强学生档案管理队伍建设，档案馆定期组织业务辅导和培训，不断提高学生档案管理工作水平，推进学生档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

第二十条 学生档案移交到档案馆前，学生处和研究生院要组织人员对学院学生档案管理工作集中检查，督查落实有关新生档案整理、建档和毕业生档案材料整理等工作，及时发现和纠正学生档案整理中存在的问题。

第二十一条 凡有违反有关档案管理规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成学生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，学校将按照有关规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。

第七章 附则

第二十二条 本办法适用于本校全日制普通本科生、研究生的档案管理。

第二十三条 本办法自发布之日起执行，由学校档案馆负责解释。