第一章 总 则

第一条 为了加强和规范电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》等法律、法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称电子档案，是指学校各部门、各单位在管理、教学、科研等活动中履行法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输、存储的，对学校和社会具有保存价值并归档保存的各种信息记录。

归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第三条 归档的电子文件应符合下列要求：

（一）来源可靠。由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠。

（二）程序规范。全过程管理符合国家相关法律法规以及标准规范的规定，并且准确记录、可追溯。

（三）要素合规。内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合国家相关标准规范要求。

背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

第四条 本办法以维护应归档电子文件的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。

（一）真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（二）完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（三）有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

第五条 学校应当配备必要的设施设备，建立管理机制、制度规范、安全措施、人才队伍，满足电子档案管理和电子档案安全需求。

第六条 学校应当加强电子档案全过程管理，确保承载形成、整理、归档、移交、接收、保管、处置、利用等各业务环节的应用系统之间相互衔接，并且持续进行元数据采集、维护等活动，完整记录电子档案管理过程。

元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第七条 电子档案管理的全过程应当符合国家网络安全、数据安全、个人信息保护、保密管理、密码管理等相关法律法规要求，确保电子档案的安全。

第二章 电子文件归档的管理体制和职责

第八条 学校档案馆是学校电子文件归档的归口管理部门。负责学校电子文件归档管理工作组织协调、监督检查和业务指导，学校电子文件归档和电子档案管理制度的制定和实施，学校电子档案的集中统一保管与提供利用。

第九条 学校数字化办公室应把电子档案管理纳入学校信息化建设规划，配备满足电子档案管理需要的信息化基础设施及安全保障，对归档电子文件的安全存储提供技术与网络等方面的支持，并加强对各部门、各单位办公自动化系统、业务系统归档功能建设的指导。

第十条 学校各部门、各单位应配备电子文件管理员负责本单位应归档电子文件的形成、收集、积累、整理与登记，实时或定期向档案馆移交。

第十一条 学校办公自动化管理系统（OA）中应具有电子文件管理功能，并与档案管理系统对接，对电子文件生命周期的全部流程实行有效管理，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用。各部门、各单位应加强业务系统归档功能建设，做好与档案管理系统的对接。

第三章 电子文件收集与归档

第十二条 电子文件的归档在浙江财经大学档案管理系统上进行，其归档范围、归档时间、归档程序、保管期限与密级的划分要求等均与纸质文件一致并同步进行，归档范围参照《浙江财经大学综合档案分类方案、归档范围和保管期限表三合一制度》执行。

第十三条 电子文件应当与元数据一并归档。电子文件归档格式应当具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并且能够支持向长期保存格式转换。电子文件元数据格式应当符合国家有关标准规范要求。

第十四条 应归档电子文件收集、归档的具体要求：

（一）重要文件的主要修改过程和办理情况并有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的要一并保留与正式文件定稿内容相同的电子文件。

（二）在党政管理和教学科研活动中只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储能够脱机保存的载体上。

（三）对在办公自动化系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，由党委办公室、校长办公室或其他形成部门采取捕获措施，将其存储在符合安全要求的电子文件暂存储器中，以防散失。

（四）各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内积累妥善保管。采用物理归档归到档案馆后的电子文件，仍应在本单位保留一年后方可删除或销毁。

第十五条 收集积累的电子文件按其稿本类型可分为草稿、定稿和正式电子文件；按电子文件的格式类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序文件和数据库文件。

（一）文本文件：应以PDF、XML、RTF、DOC、TXT等为通用格式，电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式；电子公文的版式文件格式应采用PDF格式或PDF/A格式。

（二）图像文件：应以JPEG、TIFF为通用格式。如果采用了非通用格式，应在收集时将其转换为通用格式；如无法转换，则应将相关软件一并收集。

（三）图形文件：利用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件，应注明其软硬件环境和相关数据。

（四）影像文件：视频或多媒体影像文件，应以MPEG、AVI、MP4和MXF等专业无损视频格式。

（五）音频文件：应以WAV、MP3等为通用格式。

（六）超媒体链接文件：应以HTML等为通用格式。如果在链接文件中有关联其他多媒体文件的，应提供关联的多媒体文件。

（七）程序文件：除源代码的文本文件外，应包括程序开发中的其他项目管理文件、资源文件等（以开发集成环境提供的源代码集为准），并注明开发集成环境及各类文件的说明。

（八）数据文件：数据库管理软件提供的数据存储和导入导出的格式文件（以各数据库管理系统规定为准），应注明数据库类型、名称和版本号。经过加密保存的数据，在归档时应提供相应的解密工具。

（九）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，应转换为通用格式；如果不能转换，应连同专用软件一并收集。

（十）应严格遵守国家相关保密要求。

电子文件稿本代码为：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件；电子文件格式类型代码：T—文本文件；I一图像文件；G—图形文件；V 一影像文件；A—声音文件；O—超媒体链接文件；P—程序文件；D—数据文件。

第十六条 电子文件的归档时间和归档形式

电子文件的形成部门一般应在每年六月底前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向档案馆移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向档案馆移交归档。

电子文件的归档可采用以下三种形式：

（一）OA实时归档：党委办公室、校长办公室对OA系统文件先做实时归档，然后定期完成物理归档。

（二）逻辑归档：各部门、各单位兼职档案员登录档案管理系统，对本单位需要归档的电子文件进行系统目录录入和上传。

（三）物理归档：电子文件主办人应及时将应归档的电子文件用U盘、光盘或移动硬盘等介质，移交给各部门兼职档案员，由兼职档案员统一向档案馆移交，完成物理归档。物理归档的电子文件仍应在原单位计算机或其它介质上保存一年后方可销毁。特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

第十七条 电子文件形成部门和电子档案管理部门应当对提交归档的电子文件及其元数据等相关信息进行清点、登记，对其真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，检测项目包括：

(一)载体有无划痕，是否清洁。

(二)有无病毒。

(三)核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续。

(四)核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

(五)对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

当对归档文件载体和技术环境检测达到100%时方可进行交接。

第十八条 归档电子文件的整理，档案馆参照学校实体档案的整理方式与步骤，编制档号、确认保管期限等工作，确保电子档案符合档案管理要求。

第十九条 通过系统对接方式归档的电子文件及其元数据，以接口方式自动获取至学校档案管理系统；通过离线物理归档和远程归档的电子文件及其元数据，由各单位参照纸质档案著录方式录入学校档案管理系统。

第四章 电子档案的保管与处置

第二十条 归档后的电子文件，档案馆可采取以下方式保存：

（一）基于档案管理系统的实时在线方式；

（二）基于脱机载体方式；

（三）基于单机模式的离线方式。

第二十一条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（一）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

（二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

（三）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

（四）环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。

留存于各部门保管的归档电子文件，其条件要求应参照上述规定。

第二十二条 各形成部门和档案馆应采取下列措施确保归档电子文件的有效性：

（一）每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

（二）对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，发现问题应及时采取恢复措施。

（三）对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

（四）档案馆应定期将检验结果。

第二十三条 如网络系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作。

第二十四条 对电子档案必须采取可靠的备份措施，具体方法包括：服务器双机备份、只读光盘、一次性写光盘存储、移动硬盘存储。

第二十五条 永久和定期保存的电子档案，应拷贝一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。对于加密的归档电子文件，则应在解密后完成上述工作。

第二十六条 归档电子文件的鉴定销毁，按照学校关于纸质档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理登记、审批手续后实施。属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第五章 电子档案的利用

第二十七条 档案馆应建立电子档案利用制度，采取有效管理措施和技术手段，加强归档电子文件的利用管理。实现电子档案便利、高效、安全利用。

第二十八条 利用者利用电子档案，应当遵守国家有关法律法规和档案利用的规定，不得擅自复制、篡改电子档案，不得损害国家利益、社会公共利益和其他主体合法权益。

第二十九条 电子档案利用注意事项

（一）归档电子文件的封存载体一般不外借。

（二）利用时应使用拷贝件，并做好利用登记，未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

（三）利用时应遵守保密规定，对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，有规范的安全保密措施。

（四）归档电子文件利用者应在权限允许范围内进行检索、浏览、复制、下载等相关利用。

（五）已加盖电子印章的电子文件经打印后直接利用视同复印件，加盖“档案证明专用章”或“原件已归档章”后视同原件。

（六）应根据不同要求在档案管理系统中为利用者设置相应的归档电子文件利用权限。

第三十条 档案馆应当积极利用人工智能等信息技术，开展编研、展览和建设专题数据库等工作，不断开发档案数字资源。

第三十一条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第六章 附 则

第三十二条 本办法由档案馆负责解释。

第三十三条 本办法自发布之日起实施。《浙江财经大学电子文件归档与管理暂行办法》（浙财大〔2018〕239 号）同时废止。

浙江财经大学

2024年12月25日