第一章 总则

第一条 为进一步加强学生档案管理工作，实现学生档案管理标准化、规范化、科学化，不断提高学生档案管理工作水平，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，根据《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》、《干部人事档案工作条例》等国家有关法律法规以及学生管理工作的规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 学生档案管理是指对反映学生个人经历和德、智、体、美、劳等各方面表现的各种文件材料进行收集、整理和归（建）档，以及学生档案的利用、转递等管理工作。

第三条 本办法适用于本校全日制普通本科生、研究生的档案管理，国际学生档案管理另行规定。

第二章 工作机制

第四条 学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行档案馆集中管理，学生处和研究生院分别负责对学生档案工作进行指导和监督检查，各学院和其他相关职能部门密切配合的管理制度。

第五条 档案馆主要职责是改进和完善学生档案管理的各项规章制度，负责在校学生档案的整理、建档、保存、提供利用和转递等日常管理工作。

学生处和研究生院主要职责是加强学生档案管理队伍建设，配合档案馆定期组织业务辅导和培训，不断提高学生档案管理工作水平，推进学生档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

各学院主要职责是按照学校规定对在校学生档案进行收集、审核、鉴定、整理、归档、转递信息汇总等工作。

第六条 学校建立专兼职档案管理员队伍，负责学生档案管理工作。学生档案管理人员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。

第七条 学生档案移交到档案馆前，学生处和研究生院要组织人员对学院学生档案管理工作集中检查，督查落实有关新生档案整理、建档和毕业生档案材料整理等工作，及时发现和纠正学生档案整理中存在的问题。

第八条 凡有违反有关档案管理规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成学生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，学校将按照有关规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。

第三章 学生档案材料归档范围

第九条 学生档案归档范围是：

（一）入学材料：招收入学的本科生档案材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书、本科学生登记表等材料；招收入学的研究生档案材料一般应包括入学前阶段形成的全部个人档案材料，报考攻读硕（博）士学位研究生登记表、推荐免试攻读硕（博）士学位研究生登记表等材料；

（二）学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料；

（三）学籍材料：各学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料；

（四）毕业材料：高校毕业生（毕业研究生）登记表等材料；

（五）学位材料：各学习阶段学位申请、授予等材料；

（六）奖励材料：在校期间获得各级各类表彰奖励的登记表等材料；

（七）处分材料：在校期间违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分材料；

（八）组织材料：入党、入团的申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报，预备党员转正申请书，党团组织建设上形成的其他材料；参加民主党派的申请书、登记表等材料；

（九）国内、国（境）外交流学习材料：国内、国（境）外交流学习申请表，国内、国（境）外交流学习、进修成绩单或鉴定等材料；

（十）体检材料：入学体检表等材料；

（十一）工作材料：入学前参加工作期间的工资、考核、职务（职称）、劳动合同等材料；

（十二）应征入伍等其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第四章 学生档案材料的移交和归档要求

第十条 学生档案材料在校内移交要求：

（一）新生入学后，入学前档案材料、入学时填写的本科学生登记表、 研究生录取登记表等材料由所在学院负责收集、审核鉴定。学院应根据档案馆关于新生档案归档要求，及时、规范地将有关材料统一移交到档案馆。

（二）学院移交新生档案，档案馆对照教务处、研究生院提供的新生录取名单，逐份审核接收，并将缺档或档案材料不符合规范的学生名单通报相关学院，相关学院应立即进行催缴和补充。

（三）本科生、研究生在校期间形成的材料，需归档的，由学院收集、整理和保管。

（四）本科生、研究生毕业时，学院应根据档案馆关于毕业生档案归档要求，及时、规范地将有关材料统一移交到档案馆，不得迟交、漏交。

第十一条 学生档案材料归档要求：

（一）归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。其中，毕业生登记表等材料要有学生本人签字、学院盖章和填写日期。要求由组织审查盖章的入党志愿书等材料，应当加盖公章。要求同学生本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，应当有学生本人的签字；特殊情况下，学生本人见面后未签字的，应由学院出书面说明。个人文字材料应当有本人签字。

（二）归档材料应使用标准A4规格的办公用纸，字迹材料应当符合档案保护要求，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

（三）归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖材料形成部门公章。

第十二条 学生档案移交时，学院应填写《学生档案材料移交登记表》，由档案馆经办人当面核对清单，核对无误后履行签字手续。如移交材料不符合归档要求，档案馆按归档要求退回，学院应当按档案管理规定重新整理并办理补交手续。

第五章 学生档案的转递

第十三条 学生因转学、毕业（结业、肄业）、退学、出国或死亡等学籍发生变动，应当及时办理档案转递手续。

第十四条 在校内跨专业、跨学院转学的学生，教务处应当定期将学生学籍变更情况汇总后通知档案馆；

转到其他学校学习的学生，有关学院应及时将学生名单和转递信息提交到档案馆，档案馆按照规定转递，并向学院反馈转递情况。

由其他学校转入我校的学生，有关学院在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后将档案提交到档案馆。

第十五条 毕业生档案的转递，由档案馆、学生处、研究生院、各学院密切配合完成。学院在学生处和研究生院指导下具体负责档案转递信息汇总，档案馆在收到转递信息并确认学生档案材料齐全后，原则上两周内将档案按规定转递，并及时向学院反馈转递情况。

第十六条 退学学生由学院提交档案转递信息或在学校网上服务大厅《本科生退学离校通知单流转服务》上提交档案转递信息（须经学院审核），档案馆在确认档案材料齐全（含退学文件）后按规定转递，并及时向学院反馈转递情况。

开除学籍的学生档案转递信息由学院提交到档案馆，档案馆在确认档案材料齐全（含处分文件）后按规定转递，并及时向学院反馈转递情况。

第十七条 当年未报到入学的新生档案，由学院转回生源所在地招生部门或原单位。

第十八条 因故失踪、死亡等特殊原因导致学生档案无法转递而滞留的，由档案馆集中保存、代管。

第六章 学生档案的查阅与使用

第十九条 学生档案一般不予外借，确因工作需要必须外借的，应当由借阅单位出具证明，填写《学生档案借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，经学院分管负责人批准后借阅。借阅单位必须妥善保管，注意安全和保密，严禁泄露或者擅自对外公开学生档案内容，不得擅自转借他人，不得携带回家，不得让无关人员翻阅。

学生档案借阅时间不得超过1周。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。

第二十条 学校有关部门和有关人员，因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

校外人员因工作需要查阅学生档案，应当由学院在学校网上服务大厅提交《学生档案查阅申请》，经学院分管负责人批准后，需2人或2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，说明查询内容及目的方可查阅，并按规定予以登记。

第二十一条 查阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得篡改、抽取、撤换、添加、圈划、损坏档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第二十二条 学生个人不得查阅本人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制本人有关档案材料，应当由学生本人书面申请，经学院分管负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。

第七章 附则

第二十三条 本办法自发布之日起执行，由档案馆负责解释，原《浙江财经大学学生档案管理办法》（试行）（浙财大[2017]92号）同时废止。

浙江财经大学

2024年12月25日