各学院、相关部门:

为了切实做好2025届本科毕业生档案材料收集、整理和交寄工作，现将有关事项通知如下，请予支持配合。

一、毕业生档案材料整理归档

说明：

1.档案材料应当收集完整后再移交，如有个别学生延迟毕业，可待其毕（结）业后，及时整理并移交到档案馆。

2.档案材料移交时请同时提交“学生档案材料移交登记表”（附件1）。

二、毕业生档案转递

1.我校毕业生档案通过EMS转递，根据EMS转递要求，必须提供以下四项信息：档案接收单位名称、档案接收单位地址、档案接收人（部门）、档案接收人（部门）联系电话，如上述信息不齐全将无法投递。EMS一般按地址投递，为确保安全及时地将学生档案投递到用人单位，各学院务必准确提供毕业生档案转递信息，因转递信息错误造成档案遗失等后果由学院负责。

2.毕业生档案实行集中寄递（第一批集中寄递时间为7月2日），各学院在集中寄递时间前将档案转递信息表（附件2）电子稿和纸质稿提交到档案馆，电子稿发QQ：594455629或邮箱594455629@qq.com，纸质稿需签名并加盖公章（多页时加盖齐缝章）。

3.档案转递信息表中学生联系电话必须是学生本人手机号码，便于接收档案转递快递单号。

4.如学生升学，录取学校调档函对档案有特殊要求，请在档案转递信息表备注栏作说明，同时提交一份调档函复印件（复印件上备注学生班级、学号）。

5.暑假期间档案分批次集中寄递，集中寄递时间另行通知。

6.特别提醒：

①档案接收单位必须为具备档案存放资质的单位，一般为人才市场、机关单位，大型国企等，个人及私企原则上没有档案管理权限。

②毕业生档案材料必须完整齐全才能转递，材料不齐全的，可能导致档案退档。

③根据学生就业情况及时汇总整理材料和寄递信息，档案馆将在每一批次截止时间后10天内将档案寄出，请务必在相应批次截止时间前提交相关材料，以免造成毕业生因到档不及时而影响就业或升学等不良后果。

④每一批次档案寄出后档案馆会将快递单号反馈给各学院，邮局也会以短信的形式将快递单号发给学生，请各学院在提交档案转递信息时提供正确的学生联系电话，并于档案寄出后及时通知学生尽快根据快递单号查询物流信息和到档情况，以确保档案安全。

附件1.学生档案材料移交登记表

2.档案转递信息表

档案馆

2025年5月26日