第一步 预立卷

按以下顺序进行：文件分类—组卷

（一）文件分类

注意事项：

1.坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门的专（兼）职档案人员负责将积累的文件材料进行分类、整理。

2.按照归档范围，剔除无需归档的文件材料，对照本部门的收发文登记本及本部门的实际工作，检查材料是否齐全、完整、系统。

（二）组卷

文书档案组卷注意事项：

1.上级机关的文件前必须有文件处理单，内容必须填写完整，卷内文件的排列顺序为： 文件处理单——上级文件——本校材料；

2.学校发文除了有正文外，还必须有学校的发文稿纸，里面内容都必须填写： 若正文内容与原稿有重大修改，则原稿也必须归档；若正文与原稿均为计算机打印件，且内容完全一致，则原稿不必归档；文件排列顺序为： 正文——发文稿纸——原稿；

3.各部门向学校或上级机关请示做某事，必须有内部请示稿纸；所有内容都必须填写，卷内文件的排列顺序为： 批复——请示稿纸——请示正文及其他材料。

4.组卷基本原则：

（1）分年度：将文件材料按其形成或针对的年度分开如：一般文件归入文件形成年度跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一年度；跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼性案件材料归入结案年度；法规性文件，归入公布和批准的年度；按学年处理的文件，归入专门年度；科研、基建、设备项目分别归入鉴定、结项、竣工及引进年度；重大活动的文件材料归入结束年度；各类学生成绩归入专门年度；学位论文归入授予学位年度。

（2）分问题：将文件按其内容所反映的问题分开，以问题为主进行立卷；如：会议文件，按会议的届次组卷，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷；同一性质问题组成一卷或数卷；非诉讼性案件材料，按立案问题或按人组卷，可以一案一卷，一案数卷；统计、报表、名册等，按照名称组卷；学校管理和业务活动形成的文件材料，按单一问题组卷；工作计划、总结等文件材料，按部门责任人或活动项目组卷；简报按名称或期号组卷；科研、基建、设备按项目组卷，一项一卷或一项数卷。

（3）分期限：将文件按不同的保管期限分开。

（4）卷内文件按重要程度或时间顺序排列；如：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后转发件在前，被转发件在后；非诉讼性案件，结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按时间顺序排列。

第二步编写页面、编制卷内目录、填写备考表

按以下顺序进行：编写页号——编制卷内目录——填写备考表（按照档案室所发磁盘的规定格式用计算机编制）

（一）编写页号注意事项：

1.卷内文件无论单面或双面只要有文字书写，均在每一面编写一个页号；

2.页号应用号码机加碳素墨水敲出，每卷起始号为1，号码敲在非装订线一侧的下角；

3.每卷组卷一般不得超过200页；

4.卷内目录、备考表均不编页号。

（二）编制卷内目录注意事项：

1.序号：一个文件材料为一个序号，有几个文件材料就填几个序号；以卷内文件排列的先后顺序填写，附件不编序号，一卷内有两页以上卷内目录，序号必须连写；

2.文件编号：文件制发机关的发文字号；没有文件编号的就不要填写；

3.责任者：指形成该文件的部门或对文件负责的署名者；

4.文件材料题名：文件标题；

5.起止日期：指本份文件形成的日期，如有起止日期，空格太小，可写为01.9.5-01.10.7；

6.页号：指卷内文件材料起止页数的编号，如1-3，但如果一个文件只有1页时，写为1；

7.备注：如果文件是复印件或有特殊情况，必须写明；

（三）填写备考表注意事项：

1.卷内文件有关情况说明：指填写卷内文件缺损补充，移出等情况；

2.立卷人、部门领导：必须由本人用碳素墨水笔亲自签名；其余内容可以用计算机填写。

第三步装订

按以下顺序进行：排列材料（卷内目录——编好页码的文件材料——备考表）——装订——拟写标题——填写封面；

（一）装订案卷注意事项：

1.将大小不一的文件材料用裱糊、折叠的办法折成A4纸大小

2.一定要去掉文件上的金属物（大头针、回形针等）

3.采用三孔一线装订法，线头应在后面

4.封面太宽可折边，折好后案卷应为21-22公分

（二）拟写案卷标题注意事项：

1.拟写案卷标题：应简明确切，主题突出，结构完整，体式一致。一般包括卷内主要责任者（不得简称本校、上级）、内容和文种名称三部分。字数不得超过40个字（包括标点符号）。举例：“浙江财大关于XXXXX的请示及财政部批复”，不能用“财政部、浙江财大关于XXXX的请示与批复”；不能用“上级来文”、“关于XXXX人材料”做案卷名。

2.标题中数字均用阿拉伯数字表示，如“1999届毕业生”，不能写成“一九九九届毕业生”。案卷标题中除书名号、引号、顿号外，不能用其他标点符号。

3.以学校名义对外发文及以校部名义对内发文的，案卷标题中均标明“浙江财大”。

（三）填写案卷封面注意事项：

1.封面上的内容必填项目有：部门、标题、页数、起止日期。

2.页数：是指这一本档案的总页数

3.起止日期：是指这一本档案中所有文件材料形成起止日期

第四步移交

按以下顺序进行：编制移交清单——移交

（一）编制移交清单注意事项：

1.移交清单必须按照规定格式用计算机编制和打印，用A4纸，一式两份

2.移交总卷数：指整个部门的移交卷数，必须大写

3.序号：一卷为一个序号，一个部门若有两张以上的移交清单的，序号必须连写。

4.起止日期：填写这一本案卷的起止日期

5.案卷名称：填写这一本案卷的案卷标题

6.移交人和部门领导必须用碳素墨水笔亲自签名

（二）移交注意事项：

1.移交人和接收人共同对照移交清单，一一清点移交案卷数。

2.接收人在检查案卷质量完全合格后正式接收进馆，并在移交清单上签字。