综合档案
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部门综合档案工作操作流程和规范
来源: | 发布时间:2024-05-10 | 点击:

第一步 预立卷

按以下顺序进行:文件分类—组卷

(一)文件分类

注意事项:

1.坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则,由各部门的专(兼)职档案人员负责将积累的文件材料进行分类、整理。

2.按照归档范围,剔除无需归档的文件材料,对照本部门的收发文登记本及本部门的实际工作,检查材料是否齐全、完整、系统。

(二)组卷

文书档案组卷注意事项:

1.上级机关的文件前必须有文件处理单,内容必须填写完整,卷内文件的排列顺序为: 文件处理单——上级文件——本校材料;

2.学校发文除了有正文外,还必须有学校的发文稿纸,里面内容都必须填写: 若正文内容与原稿有重大修改,则原稿也必须归档;若正文与原稿均为计算机打印件,且内容完全一致,则原稿不必归档;文件排列顺序为: 正文——发文稿纸——原稿;

3.各部门向学校或上级机关请示做某事,必须有内部请示稿纸;所有内容都必须填写,卷内文件的排列顺序为: 批复——请示稿纸——请示正文及其他材料。

4.组卷基本原则:

(1)分年度:将文件材料按其形成或针对的年度分开如:一般文件归入文件形成年度跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一年度;跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼性案件材料归入结案年度;法规性文件,归入公布和批准的年度;按学年处理的文件,归入专门年度;科研、基建、设备项目分别归入鉴定、结项、竣工及引进年度;重大活动的文件材料归入结束年度;各类学生成绩归入专门年度;学位论文归入授予学位年度。

(2)分问题:将文件按其内容所反映的问题分开,以问题为主进行立卷;如:会议文件,按会议的届次组卷,根据文件的数量,可以一会一卷,一会数卷;同一性质问题组成一卷或数卷;非诉讼性案件材料,按立案问题或按人组卷,可以一案一卷,一案数卷;统计、报表、名册等,按照名称组卷;学校管理和业务活动形成的文件材料,按单一问题组卷;工作计划、总结等文件材料,按部门责任人或活动项目组卷;简报按名称或期号组卷;科研、基建、设备按项目组卷,一项一卷或一项数卷。

(3)分期限:将文件按不同的保管期限分开。

(4)卷内文件按重要程度或时间顺序排列;如:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后转发件在前,被转发件在后;非诉讼性案件,结论性材料在前,依据性材料在后;其他文件材料按时间顺序排列。

第二步编写页面、编制卷内目录、填写备考表

按以下顺序进行:编写页号——编制卷内目录——填写备考表(按照档案室所发磁盘的规定格式用计算机编制)

(一)编写页号注意事项:

1.卷内文件无论单面或双面只要有文字书写,均在每一面编写一个页号;

2.页号应用号码机加碳素墨水敲出,每卷起始号为1,号码敲在非装订线一侧的下角;

3.每卷组卷一般不得超过200页;

4.卷内目录、备考表均不编页号。

(二)编制卷内目录注意事项:

1.序号:一个文件材料为一个序号,有几个文件材料就填几个序号;以卷内文件排列的先后顺序填写,附件不编序号,一卷内有两页以上卷内目录,序号必须连写;

2.文件编号:文件制发机关的发文字号;没有文件编号的就不要填写;

3.责任者:指形成该文件的部门或对文件负责的署名者;

4.文件材料题名:文件标题;

5.起止日期:指本份文件形成的日期,如有起止日期,空格太小,可写为01.9.5-01.10.7;

6.页号:指卷内文件材料起止页数的编号,如1-3,但如果一个文件只有1页时,写为1;

7.备注:如果文件是复印件或有特殊情况,必须写明;

(三)填写备考表注意事项:

1.卷内文件有关情况说明:指填写卷内文件缺损补充,移出等情况;

2.立卷人、部门领导:必须由本人用碳素墨水笔亲自签名;其余内容可以用计算机填写。

第三步装订

按以下顺序进行:排列材料(卷内目录——编好页码的文件材料——备考表)——装订——拟写标题——填写封面;

(一)装订案卷注意事项:

1.将大小不一的文件材料用裱糊、折叠的办法折成A4纸大小

2.一定要去掉文件上的金属物(大头针、回形针等)

3.采用三孔一线装订法,线头应在后面

4.封面太宽可折边,折好后案卷应为21-22公分

(二)拟写案卷标题注意事项:

1.拟写案卷标题:应简明确切,主题突出,结构完整,体式一致。一般包括卷内主要责任者(不得简称本校、上级)、内容和文种名称三部分。字数不得超过40个字(包括标点符号)。举例:“浙江财大关于XXXXX的请示及财政部批复”,不能用“财政部、浙江财大关于XXXX的请示与批复”;不能用“上级来文”、“关于XXXX人材料”做案卷名。

2.标题中数字均用阿拉伯数字表示,如“1999届毕业生”,不能写成“一九九九届毕业生”。案卷标题中除书名号、引号、顿号外,不能用其他标点符号。

3.以学校名义对外发文及以校部名义对内发文的,案卷标题中均标明“浙江财大”。

(三)填写案卷封面注意事项:

1.封面上的内容必填项目有:部门、标题、页数、起止日期。

2.页数:是指这一本档案的总页数

3.起止日期:是指这一本档案中所有文件材料形成起止日期

第四步移交

按以下顺序进行:编制移交清单——移交

(一)编制移交清单注意事项:

1.移交清单必须按照规定格式用计算机编制和打印,用A4纸,一式两份

2.移交总卷数:指整个部门的移交卷数,必须大写

3.序号:一卷为一个序号,一个部门若有两张以上的移交清单的,序号必须连写。

4.起止日期:填写这一本案卷的起止日期

5.案卷名称:填写这一本案卷的案卷标题

6.移交人和部门领导必须用碳素墨水笔亲自签名

(二)移交注意事项:

1.移交人和接收人共同对照移交清单,一一清点移交案卷数。

2.接收人在检查案卷质量完全合格后正式接收进馆,并在移交清单上签字。